Memilih Venue Pameran di Surabaya

Memilih venue biasanya dianggap urusan sewa dan kapasitas. Padahal keputusan venue-lah yang lebih dulu menentukan seperti apa booth Anda bisa dibangun, jam berapa tim boleh masuk, berapa daya listrik yang tersedia, dan berapa biaya yang muncul di luar harga sewa.

Surabaya punya beberapa gedung pameran dan konvensi yang rutin dipakai untuk pameran dagang, seminar, dan acara perusahaan. Yang membedakan bukan hanya luasnya, melainkan hal-hal teknis yang jarang tercantum di brosur.

Gedung yang lazim dipakai di Surabaya

Nama-nama berikut adalah yang paling sering kami temui pada proyek pameran dan acara di Surabaya:

• Grand City Convention & Exhibition (Grand City Convex) — kompleks konvensi dan pameran yang menyatu dengan pusat perbelanjaan di pusat kota. Sering dipakai untuk pameran konsumen karena arus pengunjung datang dari mal itu sendiri.
• Jatim International Expo (JX International) — gedung pameran berskala besar di kawasan timur kota, kerap dipakai untuk pameran industri dan pameran nasional yang membutuhkan hall luas.
• Dyandra Convention Center Surabaya — gedung konvensi dengan ballroom dan sejumlah ruang rapat, umum dipakai untuk konvensi, seminar, dan acara perusahaan.
• Atrium pusat perbelanjaan — pilihan untuk aktivasi merek dan pameran berskala kecil yang mengandalkan pengunjung mal. Aturannya biasanya paling ketat soal tinggi konstruksi dan jam pemasangan.
• Gedung serbaguna kampus dan pemerintah daerah — dipakai untuk seminar, wisuda, dan acara komunitas, dengan ketentuan yang sangat bervariasi antar pengelola.

Angka luas dan kapasitas yang beredar di internet sering berasal dari materi promosi lama. Selalu minta lembar spesifikasi terbaru langsung dari pengelola sebelum mengunci desain, karena satu perubahan tata ruang bisa mengubah lebar hall yang bisa Anda pakai.

Sepuluh pertanyaan yang menentukan biaya dan desain

1. Berapa tinggi bersih plafon di area stand kami?

Bukan tinggi tertinggi di gedung. Yang menentukan adalah tinggi bersih di titik stand Anda, setelah dikurangi rangka lampu dan struktur menggantung.

2. Berapa batas tinggi konstruksi yang diizinkan?

Ditetapkan penyelenggara atau venue, dan sering berbeda antara stand di tengah hall dan stand di tepi.

3. Berapa kapasitas listrik yang tersedia, dan bagaimana penagihannya?

Tanyakan daya per stand, cara pemesanannya, tarifnya, dan apakah ada batas total per hall. Kekurangan daya baru terasa di hari pertama, saat semua peserta menyalakan perangkat sekaligus.

4. Bolehkah lantai dipaku, dilem, atau dibor?

Sebagian besar venue melarangnya, dan kerusakan lantai adalah salah satu tagihan tambahan yang paling sering muncul setelah acara.

5. Apakah rigging atau menggantung ke struktur atap diizinkan?

Bila ya, biasanya wajib melalui vendor resmi venue dengan biaya tersendiri. Ini menentukan apakah hanging banner masuk ke dalam rancangan atau tidak.

6. Seperti apa akses loading in-nya?

Tinggi dan lebar pintu dock, ada tidaknya lift barang beserta ukuran dalamnya, jarak dari dock ke lokasi stand, dan apakah ada tanjakan. Semua ini menentukan ukuran maksimum panel yang boleh dipotong di workshop — pembahasan lengkapnya ada di panduan loading in dan loading out.

7. Jam berapa saja pemasangan diizinkan?

Termasuk apakah pekerjaan boleh berlanjut malam hari dan apakah ada biaya lembur dari pihak venue.

8. Pekerjaan apa yang wajib memakai vendor resmi?

Umumnya listrik dan rigging, kadang juga pekerjaan yang menyentuh struktur bangunan. Ketentuan ini memengaruhi anggaran dan tidak bisa dinegosiasikan di hari-H.

9. Bagaimana pengaturan parkir dan bongkar muat?

Berapa kendaraan yang boleh masuk bersamaan, berapa lama boleh berhenti, dan di mana kendaraan menunggu. Di venue yang menyatu dengan pusat perbelanjaan, ini sering menjadi hambatan terbesar.

10. Fasilitas apa yang tersedia untuk peserta dan pengunjung?

Jaringan internet, toilet terdekat, area merokok, akses kursi roda, dan ruang penyimpanan. Hal-hal kecil yang menentukan pengalaman selama tiga hari.

Yang perlu diperiksa saat meninjau lokasi

Bila memungkinkan, datangi venue sebelum mengunci desain, dan perhatikan hal yang tidak terlihat di denah:

• Dari mana pengunjung masuk, dan arus mereka bergerak ke arah mana. Stand terbaik di denah belum tentu stand yang paling dilewati orang.
• Di mana kolom berada. Kolom di dalam area stand mengubah tata letak sepenuhnya, dan tidak selalu tergambar akurat di denah.
• Bagaimana pencahayaan umumnya. Hall yang gelap membuat pencahayaan booth jadi pos anggaran yang jauh lebih penting.
• Seberapa berisik di sekitar stand Anda. Berdampingan dengan panggung utama berarti sesi diskusi di booth akan sulit.

Untuk acara perusahaan, bukan pameran

Bila yang Anda rencanakan adalah gathering, seminar, atau acara penghargaan, pertanyaannya bergeser: tata letak kursi yang dimungkinkan, ketersediaan ruang tunggu untuk pembicara, aturan katering dari luar, dan waktu yang tersedia untuk memasang panggung sebelum tamu datang. Susunan acaranya kami bahas di panduan menyusun acara gathering perusahaan.

Pertanyaan yang sering masuk

Venue mana yang terbaik di Surabaya?

Tidak ada jawaban tunggal — yang ada adalah kecocokan. Pameran konsumen memerlukan arus pengunjung yang sudah ada, pameran industri memerlukan hall luas dan akses kendaraan besar, dan seminar memerlukan akustik serta ruang pendukung. Sebutkan jenis acara dan perkiraan jumlah pengunjung Anda, dan kami bantu menyempitkan pilihannya.

Apakah Narvex mengerjakan proyek di luar Surabaya?

Ya. Kami berbasis di Surabaya dan mengerjakan proyek di Sidoarjo, Gresik, serta kota lain di Jawa Timur maupun luar provinsi. Salah satunya adalah pameran dan seminar nasional JBBI.

Apakah kontraktor booth bisa membantu memilih venue?

Bila venue-nya belum ditentukan, ya — terutama untuk hal teknis seperti akses, daya listrik, dan batas konstruksi. Bila pameran yang Anda ikuti sudah menentukan venue-nya, yang kami lakukan adalah menyesuaikan rancangan dengan ketentuan gedung tersebut.

Membahas rencana Anda

Sebutkan jenis acara, perkiraan jumlah pengunjung, dan tanggalnya lewat halaman kontak. Cakupan kerja kami ada di halaman jasa pameran dan exhibition, kontraktor booth pameran, dan event organizer dan MICE.